Tình huống:
Công ty A là 01 cổ đông của Công ty chúng tôi. Tháng 6/2021, Công ty A thay đổi người đại diện vốn góp tại Công ty chúng tôi. Nay Công ty chúng tôi muốn thay đổi thành viên hội đồng quản trị từ người đại diện vốn góp cũ sang người đại diện vốn góp mới của Công ty A thì phải thực hiện thủ tục như thế nào?
Rất mong nhận được nội dung tư vấn của Công ty Luật.
Trân trọng cảm ơn.
Trả lời:
Liên quan đến câu hỏi của Quý Công ty, Công ty Luật TNHH Đông Hà Nội có quan điểm tư vấn như sau:
1. Về thẩm quyền quyết định việc thay đổi thành viên hội đồng quản trị
Căn cứ điểm c khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp năm 2020 vè điểm c khoản 2 Điều 27 Điều lệ Quý Công ty quy định về quyền và nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông trong đó bao gồm: “c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên”.
Theo đó, việc quyết định việc thay đổi thành viên hội đồng quản trị thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông.
Căn cứ điểm d khoản 2 Điều 147 Luật Doanh nghiệp năm 2020 và điểm d khoản 2 Điều 40 Điều lệ của Quý Công ty quy định:
“Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông:
d) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát;”
Theo đó, việc thay đổi thành viên hội đồng quản trị phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
Như vậy, việc quyết định việc thay đổi thành viên hội đồng quản trị thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông và phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
2. Trình tự, thủ tục triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông
Căn cứ Điều 140 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông (thường niên/bất thường) được thực hiện theo trình tự, thủ tục sau:
Bước 1: Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội cổ đông và gửi tờ trình về việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị (căn cứ điểm b khoản 1 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020).
Bước 2: Mời họp Đại hội đồng cổ đông
Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 143 Luật Doanh nghiệp thì thời gian tối thiểu đê gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.
Theo đó, thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc và đăng trên trang thông tin điện tử của Quý Công ty (nếu có). Trường hợp Điều lệ của Quý Công ty quy định thời hạn dài hơn thì thời hạn gửi thông báo mời họp theo thời hạn mà Điều lệ quy định.
Lưu ý:
– Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương, khi xét thấy cần thiết theo quy định pháp luật.
– Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:
– Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;
– Phiếu biểu quyết.
– Các tài liệu khác theo quy định tai Điều lệ công ty.
Bước 3: Tiến hành cuộc họp (Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020)
– Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
– Trường hợp cuộc họp không được tiến hành do không đủ điều kiện tiến hành thì cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được triệu tập lại trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
– Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không được tiến hành do không đủ điều kiện tiến hành thì Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được triệu tập trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.
Bước 4: Thông qua Biên bản và Nghị quyết cuộc họp
Căn cứ khoản 2, 3 Điều 148 và khoản 2,3 Điều 36 Điều lệ Công ty thì:
– Việc miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị được thông qua nếu được số cổ đông đại diện từ 51% tổng số phiếu biểu quyết trở lên của tất cả cổ đông tham dự và biểu quyết tại cuộc họp tán thành.
– Việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, theo đó mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu của Hội đồng quản trị và cổ đông có quyền dồn hết hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy định tại quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty.
Bước 5: Gửi Biên bản và Nghị quyết cuộc họp cho cổ đông
Căn cứ quy định tại khoản 5 Điều 148 và khoản 5 Điều 150 Luật Doanh nghiệp thì Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đôg trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông phải được thông báo đến cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày thông qua.
Lưu ý: Thành viên hội đồng quản trị mới thay thế thành viên Hội đồng quản trị hiện tại thì nhiệm kỳ của thành viên mới là thời gian còn lại của nhiệm kỳ Hội đồng quản trị hiện tại.
Như vậy, trình tự, thủ tục thay đổi thành viên Hội đồng quản trị của Quý Công ty được thực hiện theo quy định nêu trên.
Trên đây là giải đáp của Công ty Luật liên quan đến câu hỏi của Quý Công ty. Nếu có thắc mắc gì, Quý Công ty có thể liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.
