Tình huống:
Thưa Luật sư, chúng tôi là Công ty cổ phần mới thành lập được 03 năm. Hội đồng quản trị của Công ty chúng tôi gồm có 05 thành viên. Hiện nay, 03/05 thành viên Hội đồng quản trị có đơn xin từ nhiệm Hội đồng quản trị.
Vậy trong trường hợp này, chúng tôi phải thực hiện trình tự, thủ tục như thế nào để bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị theo đúng quy định của pháp luật.
Cảm ơn Luật sư.
Trả lời:
Đối với câu hỏi của bạn, chúng tôi có ý kiến như sau:
Các thông tin bạn cung cấp không bao gồm Điều lệ có hiệu lực của Công ty bạn. Do đó, căn cứ theo các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các quy định pháp luật có liên quan, chúng tôi có ý kiến tư vấn đối với câu hỏi của bạn như sau:
1. Về các trường hợp triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông
Theo thông tin bạn cung cấp, hiện nay 03/05 thành viên Hội trị, dẫn đến số lượng thành viên Hội đồng quản trị của công ty còn lại ít hơn số lượng tối thiểu được quy định tại khoản 1 Điều 154 Luật Doanh nghiệp 2020 (Hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên).
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020 thì trong trường hợp số lượng thành viên Hội đồng quản trị còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật thì Hội đồng quản trị phải triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông theo đúng quy định pháp luật để bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị.
Do đó, trong trường hợp này, thẩm quyền bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị thuộc về Đại hội đồng cổ đông. Công ty bạn phải triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông để quyết định việc bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị theo quy định của pháp luật.
2. Về trình tự triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường
Căn cứ Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì việc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường được thực hiện theo trình tự, thủ tục sau:
Bước 1: Triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020:
“1. Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường. Hội đồng quản trị triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:
…b) Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;…”
Như vậy, Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội cổ đông bất thường và gửi các tờ trình về việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị.
Bước 2: Mời họp Đại hội đồng cổ đông bất thường
– Thời gian và địa chỉ gửi thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông bất thường
Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 143 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì thời gian tối thiểu để gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.
Như vậy, thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty (nếu có).
– Nội dung của thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông bất thường
Căn cứ khoản 1 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020, thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông phải có các nội dung sau đây:
– Tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
– Tên, địa chỉ thường trú của cổ đông;
– Thời gian, địa điểm họp;
– Những yêu cầu khác đối với người dự họp.
– Các tài liệu gửi kèm thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông bất thường:
Căn cứ khoản 3 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020, thông báo mời họp sẽ phải gửi kèm các văn bản sau:
– Chương trình họp Đại hội đồng cổ đông, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và Dự thảo Nghị quyết cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đối với từng vấn đề trong chương trình họp;
– Giấy ủy quyền dự họp dùng cho cổ đông là cá nhân hoặc Giấy ủy quyền dự họp của cổ đông là tổ chức (nếu có) (Văn bản ủy quyền dự họp là văn bản theo mẫu do công ty phát hành).
– Phương thức gửi thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông bất thường:
Căn cứ khoản 2 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020 thì:
– Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông được đăng ký trong sổ cổ đông của công ty và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.
– Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, Thông báo mời họp có thể đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu.
Lưu ý:
– Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp. Tuy nhiên, phải gửi đến công ty chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác. Kiến nghị được chính thức bổ sung vào chương trình và nội dung cuộc họp nếu được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận (khoản 2 Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020).
Bước 3: Tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường:
– Điều kiện tiến hành cuộc họp
Căn cứ khoản 1 Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020 thì cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi đáp ứng đủ các điều kiện, cụ thể:
– Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 51% tổng số phiếu biểu quyết.
– Trường hợp cuộc họp không được tiến hành do không điều kiện tiến hành thì cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được triệu tập lại trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết.
– Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không được tiến hành do không đủ điều kiện tiến hành thì Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba có thể được triệu tập trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.
– Trình tự tiến hành cuộc họp
Căn cứ Điều 146 Luật Doanh nghiệp 2020, trình tự tiến hành cuộc họp diễn ra như sau:
– Trước khi khai mạc cuộc họp, phải tiến hành đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông.
– Chủ tịch Hội đồng quản trị làm chủ toạ cuộc họp. Trường hợp Chủ tịch vắng mặt hoặc tạm thời mất khả năng làm việc thì các thành viên Hội đồng quản trị còn lại bầu một người trong số họ làm chủ tọa cuộc họp theo nguyên tắc đa số; trường hợp không có người có thể làm chủ toạ thì thành viên Hội đồng quản trị có chức vụ cao nhất điều khiển để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ toạ cuộc họp trong số những người dự họp và người có có số phiếu cao nhất làm chủ toạ cuộc họp.
– Chủ toạ cuộc họp cử một người làm thư ký lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông.
– Đại hội đồng cổ đông bầu ban kiểm phiếu không quá ba người theo đề nghị của chủ toạ cuộc họp.
– Đại hội đồng cổ thảo luận và biểu quyết theo từng vấn đề trong nội dung chương trình họp Đại hội đồng cổ đông đã thông báo trước đó.
Bước 4: Thông qua Quyết định của Đại hội đồng cổ đông
Căn cứ Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020 thì đại hội đồng cổ đông thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.
Trong trường hợp này, việc miễn nhiệm Hội đồng quản trị cũ và bầu Hội đồng quản trị mới để thông qua Quyết định của Đại hội đồng cổ đông sẽ cần đáp ứng các điều kiện:
– Việc bầu, miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
– Việc bầu, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị được thông qua nếu được số cổ đông đại diện từ 51% tổng số phiếu biểu quyết trở lên của tất cả cổ đông tham dự và biểu quyết tại cuộc họp tán thành.
Lưu ý:
– Việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, theo đó mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu của Hội đồng quản trị và cổ đông có quyền dồn hết hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy định tại quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty.
Bước 5: Gửi Biên bản và Nghị quyết cuộc họp cho cổ đông
Căn cứ khoản 5 Điều 150 Luật Doanh nghiệp thì biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày bế mạc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
Bên cạnh đó, theo khoản 5 Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông phải được thông báo đến cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nghị quyết được thông qua; trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi nghị quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
Lưu ý: Trong trường hợp Thông báo mời họp, Biên bản họp Đại hội đồng cổ đồng, Nghị quyết đại hội đồng cổ đông không được gửi theo đúng quy định pháp luật và điều lệ công ty, gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới quyền và lợi ích của các cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp, thì các cổ đông có quyền khởi kiện yêu cầu huỷ bỏ Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông. Cụ thể:
Căn cứ Điều 151 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc yêu cầu hủy bỏ nghị quyết ĐHĐCĐ như sau:
“Điều 151. Yêu cầu hủy bỏ nghị quyết Đại hội đồng cổ đông
Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được nghị quyết hoặc biên bản họp Đại hội đồng cổ đông hoặc biên bản kết quả kiểm phiếu lấy ý kiến Đại hội đồng cổ đông, cổ đông, nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này có quyền yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài xem xét, hủy bỏ nghị quyết hoặc một phần nội dung nghị quyết Đại hội đồng cổ đông trong các trường hợp sau đây:
- Trình tự, thủ tục triệu tập họp và ra quyết định của Đại hội đồng cổ đông vi phạm nghiêm trọng quy định của Luật này và Điều lệ công ty, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 152 của Luật này;
- Nội dung nghị quyết vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ công ty.”
Như vậy, trong trường hợp 90 ngày kể từ ngày nhận được Nghị quyết hoặc Biên bản họp Đại hội đồng đông, cổ đông có quyền yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài xem xét, hủy bỏ nghị quyết hoặc một phần nội dung nghị quyết Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp trình tự, thủ tục triệu tập họp và ra quyết định của Đại hội đồng cổ đông vi phạm nghiêm trọng quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty trừ trường hợp Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua bằng 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết là hợp pháp.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi liên quan đến việc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông để thông qua việc miễn nhiệm và bầu thành viên hội đồng quản trị. Những đánh giá nêu trên thể hiện quan điểm riêng của Công ty Luật, không phải là căn cứ bắt buộc để các cơ quan, tổ chức hữu quan ra phán quyết hay quyết định về vụ việc. Chúng tôi sẵn sàng làm rõ những vấn đề liên quan đến các nội dung tư vấn nêu trên nếu Công ty bạn có yêu cầu.
Trân trọng.
