Câu hỏi:
Chúng tôi là Công ty cổ phần thành lập năm 2008 với 7 cổ đông sáng lập. Từ khi thành lập đến nay, các cổ đông đã nhiều lần chuyển nhượng cổ phần cho nhau và cho người khác không phải là cổ đông công ty nhưng chúng tôi không lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông, không lưu giữ Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần của các cổ đông.
Công ty Luật cho chúng tôi hỏi việc chúng tôi không lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông, không lưu giữ Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần của các cổ đông thì có bị xử phạt gì không?
Cảm ơn Công ty Luật.
Trả lời:
Đối với câu hỏi trên của Quý Công ty, chúng tôi có quan điểm tư vấn như sau:
1. Về việc lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông
Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty. Công ty có trách nhiệm lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Đồng thời, công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty.
Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì sổ đăng ký cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
– Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
– Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
– Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
– Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
– Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.
Như vậy, từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có nghĩa vụ lập sổ đăng ký cổ đông, có thể là văn bản giấy hoặc tập dữ liệu điện tử. Khi thay đổi cổ đông, cổ đông mới phải có đơn gửi công ty yêu cầu thay đổi để người đại diện theo pháp luật cập nhật kịp thời sổ đăng ký cổ đông và cấp giấy chứng nhận sở hữu cổ phần cho cổ đông mới.
Trường hợp Quý Công ty không lập sổ đăng ký cổ đông thì có thể bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 52 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP ngày 28/12/2021 của Chính phủ và bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc lập sổ đăng cổ đông theo quy định tại điểm d khoản 3 Điều 52 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP ngày 28/12/2021 của Chính phủ.
2. Về việc lưu giữ hợp đồng chuyển nhượng cổ phần của cổ đông
Căn cứ quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì các tài liệu công ty cổ phần có trách nhiệm phải lưu trữ không bao gồm Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần của cổ đông.
Bên cạnh đó, căn cứ quy định tại điểm c khoản 1 Điều 115 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì cổ đông được quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho cổ đông khác và cho người không phải là cổ đông trừ trường hợp bị hạn chế chuyển nhượng.
Căn cứ khoản 6 Điều 127 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định: “Cá nhân, tổ chức nhận cổ phần trong các trường hợp quy định tại Điều này chỉ trở thành cổ đông công ty từ thời điểm các thông tin của họ quy định tại khoản 2 Điều 122 của Luật này được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông”.
Theo đó, cá nhân, tổ chức nhận chuyển nhượng cổ phần sẽ trở thành cổ đông của công ty khi thông tin của họ về: “Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần” được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông.
Như vậy, Luật Doanh nghiệp không quy định về nghĩa vụ của cổ đông về việc phải cung cấp/gửi Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần của mình đến công ty. Việc thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông được thực hiện theo yêu cầu của cổ đông có liên quan. Do đó, Công ty không có nghĩa vụ lưu trữ Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần của cổ đông.
Từ những phân tích trên đây, trường hợp Quý Công không lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc lập sổ đăng cổ đông. Việc không lưu giữ Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần của các cổ đông đến nay pháp luật chưa có quy định về chế tài xử phạt.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi với yêu cầu của Quý Công ty. Nếu có bất cứ vấn đề gì, đề nghị Quý Công ty liên hệ với chúng tôi.
Trân trọng./.
