1. Quy định của pháp luật về trụ sở Doanh nghiệp
Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”. Như vậy, trụ sở của doanh nghiệp được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.
Bên cạnh đó, căn cứ Điều 2 Luật Tổ chức chính quyền địa phương thì đơn vị hành chính của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam bao gồm:
– Tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh);
– Huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện);
– Xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã);
– Đơn vị hành chính – kinh tế đặc biệt.
Theo đó, địa giới hành chính được xác định bởi: Xã, phường, thị trấn; Huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương; Tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Như vậy, trụ sở chính của doanh nghiệp được đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.
2. Thực tế về việc sử dụng trụ sở của doanh nghiệp
2.1. Sử dụng OFFICETEL để đặt trụ sở của doanh nghiệp?
Officetel có thể được hiểu là một loại hình bất động sản “lai” giữa “office” (văn phòng) và “hotel” (khách sạn, cơ sở lưu trú du lịch), là “mô hình căn hộ đa chức năng, có thể hiểu là văn phòng làm việc (office) và vừa có thể nghỉ ngơi – cư trú qua đêm (hotel)”. Dù có thể có nhiều tên gọi khác nhau nhưng có thể thấy rằng officetel là một loại bất động sản có đặc trưng riêng, kết hợp hai chức năng là vừa làm văn phòng và vừa để ở. Do vậy, có thể hiểu officetel là văn phòng kết hợp lưu trú, là một loại hình bất động sản đa chức năng, vừa dùng làm văn phòng và vừa dùng để lưu trú.
Với định nghĩa như trên, thì Officetel được hiểu không phải là nhà ở.
Tuy nhiên, tại khoản 3 Điều 3 Luật Nhà ở 2014 thì: “Nhà chung cư là nhà có từ 2 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho các hộ gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp để ở và kinh doanh”
Theo đó, Officetel không phải là nhà ở, không phải căn hộ chung cư nhưng có thể thuộc nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp.
Như đã phân tích ở trên, Officetel không phải là nhà ở, không phải là căn hộ chung cư, mà là văn phòng, cụ thể là văn phòng kết hợp lưu trú. Do đó, trên thực tế có thể sử dụng địa chỉ của Officetel để đăng ký kinh doanh, đăng ký làm trụ sở chính của doanh nghiệp là không bị cấm và phù hợp với quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, khi sử dụng địa chỉ Officetel để đặt địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, cơ quan Đăng ký kinh doanh có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp các giấy tờ chứng minh địa chỉ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp là địa chỉ được kinh doanh thương mại theo dự án đã được phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền.
2.2. Doanh nghiệp bỏ trụ sở đã đăng ký
Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở đã đăng ký gây khó khăn cho cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế trong việc quản lý hoạt động của các doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, việc doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở đã đăng ký cũng gây rất nhiều khó khăn cho cơ quan, tổ chức trong việc xác định địa chỉ trụ sở của bị đơn khi nộp đơn khởi kiện tới Tòa án, bởi hầu hết Tòa án khi nhận đơn khởi kiện và thụ lý vụ án đều yêu cầu nguyên đơn phải xác minh địa chỉ trụ sở của bị đơn.
Khi nộp đơn khởi kiện đến Tòa án, ngoài việc phải cung cấp các tài liệu, chứng cứ chứng minh cho yêu cầu của mình có căn cứ và hợp pháp, người khởi kiện còn phải cung cấp các tài liệu chứng minh bị đơn còn hoạt động tại trụ sở đã đăng ký như: Văn bản xác nhận của phòng Đăng ký kinh doanh, Chi cục thuế quản lý, Công an xã/ phường nơi Doanh nghiệp đặt trụ sở chính… Việc xin xác nhận từ các cơ quan này không chỉ mất thời gian, công sức, tiền bạc của nguyên đơn mà trong nhiều trường hợp kể cả nguyên đơn xin được xác nhận nhưng Tòa án cũng không tiến hành thụ lý vụ án, do thực tế bị đơn không hoạt động tại trụ sở đã đăng ký, bởi không phải lúc nào cơ quan Đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế cũng nắm rõ tình trạng hoạt động của doanh nghiêp trên thực tế. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
2.3. Doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở đã đăng ký
Căn cứ theo quy định tại khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014 thì “Cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở”. Theo đó, doanh nghiệp không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư, nhà tập thể.
Tuy nhiên, trên thực tế nhiều doanh nghiệp đáp ứng quy định của pháp luật về địa chỉ trụ sở chính (không sử dụng căn hộ chung cư, nhà tập thể) để đăng ký kinh doanh tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền nhưng đó chỉ là địa chỉ ảo, hoặc địa chỉ đi mượn, đi nhờ. Còn thực tế, rất nhiều doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở đã đăng ký mà hoạt động tại nhà tập thể, căn hộ chung cư và giao dịch với đối tác, khách hàng thông qua địa chỉ này.
Điều này là vi phạm quy định pháp luật và gây khó khăn cho các cơ quan quản lý doanh nghiệp.
3. Đề xuất một số giải pháp
Mặc dù pháp luật có một số chế tài xử phạt trong trường hợp doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở đã đăng ký (phân tích cụ thể tại bài báo Quy định của pháp luật về trụ sở Công ty) nhưng đây là những chế tài áp dụng với những trường hợp doanh nghiệp đã có hành vi vi phạm. Pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể về việc quản lý, theo dõi việc sử dụng địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp. Đối với vấn đề này, chúng tôi đề xuất:
Thứ nhất, xem xét, bổ sung thêm trách nhiệm của cơ quan đăng ký kinh doanh,cơ quan thuế trong việc quản lý và định kỳ kiểm tra hoạt động thực tế của doanh nghiệp tại trụ sở đã đăng ký theo hướng: Định kỳ hàng năm, cơ quan Đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế tiến hành kiểm tra thực địa hoạt động của doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp không hoạt động hoặc hoạt động không đúng trụ sở đăng ký thì cơ quan Đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế có quyền xử phạt vi phạm hành chính. Nếu doanh nghiệp đã bị xử phạt vi phạm hành chính nhưng vẫn vi phạm thì có chế tài thu hồi Giấy chứng nhận doanh nghiệp.
Chế tài này không chỉ mang tính răn đe đối với các doanh nghiệp mà còn nâng cao trách nhiệm của cơ quan Đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, tránh trường hợp cơ quan quản lý doanh nghiệp mà lại không nắm được về thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
Thứ hai, mô hình Officetel là một mô hình khá mới ở Việt Nam và chưa có quy định pháp luật về mô hình này. Do đó, để đảm bảo cho cơ quan Đăng ký kinh doanh có thẩm quyền xem xét cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, pháp luật cần có quy định cụ thể về các giấy tờ chứng minh Officetel được kinh doanh thương mại cần phải nộp kèm khi doanh nghiệp đăng ký trụ sở tại Officetel. Quy định này không chỉ tháo gỡ khó khăn của doanh nghiệp trên thực tế, mà còn là căn cứ để cơ quan Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp.
Thứ ba, có chế tài cụ thể đối với doanh nghiệp có hành vi vi phạm khi bỏ trụ sở hoặc không hoạt động tại trụ sở đã đăng ký, cụ thể:
– Doanh nghiệp đã bỏ trụ sở sẽ không được đăng ký lại trụ sở đó.
– Doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở đã đãng ký sẽ bị thanh tra và xử lý phạt vi phạm hành chính; nếu tái phạm sẽ bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Trên đây là bài viết của chúng tôi phân tích về thực trạng của việc sử dụng trụ sở tại doanh nghiệp.
Trân trọng./.
